Privacybeleid

1. Wie is verantwoordelijk

Elhoucine Automation is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die worden verwerkt via CoachFlow.

2. Welke gegevens we verwerken

• Accountgegevens van de coach: naam, e-mailadres, bedrijfsgegevens (KVK, BTW-nummer, IBAN)
• Klantgegevens die de coach invoert: naam, e-mailadres, telefoonnummer, hulpvraag/thema
• Sessiegegevens: werknotities van de coach en (indien gegenereerd) AI-sessieverslagen en actieplannen — dit kan gevoelige, bijzondere persoonsgegevens bevatten
• Facturatiegegevens: via onze betaalverwerker Mollie
• Technische gegevens: IP-adres en logbestanden voor beveiliging en foutopsporing

3. Waarvoor we deze gebruiken

Uitsluitend om de dienst te leveren: klantdossiers en sessies bijhouden, facturen genereren en versturen, herinneringen versturen, en de dienst te verbeteren en beveiligen. We verkopen geen gegevens aan derden.

4. AI-verwerking

Sessieverslagen en actieplannen worden op verzoek van de coach gegenereerd door Anthropic (Claude). De ruwe werknotities die de coach zelf invoert, worden hiervoor naar Anthropic gestuurd. Er wordt geen data gebruikt om AI-modellen te trainen.

5. Verwerkers

We maken gebruik van de volgende verwerkers, elk met een verwerkersovereenkomst:

• Supabase (database en authenticatie)
• Anthropic (AI-sessieverslagen/actieplannen, alleen op verzoek van de coach)
• Mollie (betalingsverwerking)
• Vercel (hosting)
• Onze e-mail-/WhatsApp-provider (verzenden van herinneringen en uitnodigingen)

6. Bewaartermijn

Factuurgegevens bewaren we conform de wettelijke fiscale bewaarplicht van 7 jaar. Overige account- en klantgegevens verwijderen we binnen 30 dagen na beëindiging van het abonnement, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht is.

7. Jouw rechten

Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering en overdraagbaarheid van je gegevens. Neem hiervoor contact op via onze contactpagina. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

8. Beveiliging

We beveiligen gegevens met toegangscontrole per coach (row-level security), tweestapsverificatie voor coach-accounts, versleutelde verbindingen (TLS) en beperkte toegang tot productiesystemen.